Bij voorraadbeheer is de kern het bijhouden van het aanbod dat u kunt krijgen van het aanbod dat u heeft. Voorraadbeheer is een hoeksteen van een succesvolle detailhandel. Goede voorraadbeheersystemen houden de voorraad bij wanneer deze uw bedrijf binnenkomt en verlaat en, nog belangrijker, het gebruik ervan. Als bedrijven hun voorraadactiviteit niet goed onder controle hebben of erger nog, negeer het gewoon met oude spreadsheets en handmatige gegevensinvoer, dan vallen de rest van de onderdelen, zoals orderafhandeling, niet op hun plaats.
Alleen de mogelijkheid hebben om de locatie van een artikel in de toeleveringsketen te zien, kan echter behoorlijk onvoldoende zijn voor voorraadbeheer. Bedrijven die voor goede voorraadbeheerprocessen willen zorgen, worden bewust gemaakt van de noodzaak om een stap verder te gaan. Er moet een manier zijn waarop de verschillende aspecten van de toeleveringsketen, zoals fabrikanten, leveranciers, distributeurs, groothandels, importeurs en dergelijke, met elkaar en met een gecentraliseerd systeem kunnen communiceren. Dit systeem moet realtime updates mogelijk maken, zodat voorraadproblemen vroegtijdig kunnen worden opgemerkt en kunnen worden opgelost voordat ze een probleem veroorzaken, en moet ook voorzien in de integratie van alle aspecten van de toeleveringsketen, zodat alle betrokken partijen in de keten kunnen aanpassen aan de situatie.
Een van de voorraadbeheertechnieken die veel organisaties proberen, maar falen, is om een computersysteem automatisch voorraden te laten bijhouden en de bestelhoeveelheid op een niveau te houden dat als redelijk wordt beschouwd. Geautomatiseerde technieken voor voorraadbeheer zullen echter nooit zo effectief zijn als menselijk voorraadbeheer, omdat de menselijke geest een inherent redeneringselement heeft. Hoewel computers misschien beter zijn toegerust om situaties te analyseren en beslissingen te nemen, is er toch een bepaald element van creativiteit nodig om te kunnen anticiperen op het toekomstige gedrag van goederen in een veelomvattende omgeving. In dit geval zou het praktischer zijn om een of ander type magazijnautomatiseringssysteem te implementeren dat voorraden, bestelhoeveelheden en andere relevante gegevens automatisch kan beheren.
Een goed voorbeeld van een geautomatiseerde voorraadbeheermethode is de JIT of gewoon Java in voorraadbeheer. Java is een zeer efficiënte en flexibele programmeertaal. Hiermee kunnen programmeurs snel en gemakkelijk applicaties maken. Een Java-systeem maakt eenvoudig voorraadbeheer vanaf elke internetverbinding mogelijk omdat het webservices gebruikt. De mogelijkheid om snel en gemakkelijk voorraden bij te werken, nieuwe artikelen aan te maken en andere methoden van voorraadbeheer te gebruiken, is een geweldige manier om uw kosten laag te houden met behoud van een hoog serviceniveau.
Daarnaast zijn er enkele softwaresystemen voor voorraadbeheer beschikbaar die specifiek zijn ontworpen voor specifieke detailhandelbedrijven. Er is bijvoorbeeld één systeem beschikbaar dat de verkoop van kledingwinkels bijhoudt. Met een ander programma, ontworpen voor fabrikanten, kunt u de kosten per artikel bepalen, zodat u kunt bepalen welke artikelen u bij leveranciers wilt bestellen. En een ander systeem, ontworpen om distributiebedrijven te beheren, houdt uw volledige distributienetwerk in de gaten. Al deze programma’s kunnen eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van elk detailhandelbedrijf, ongeacht de grootte of het type. In feite zijn softwaresystemen voor voorraadbeheer vaak ontworpen om voorraadbeheer nog eenvoudiger te maken door vraag en aanbod automatisch aan te passen op basis van recente verkoopstatistieken.
Een belangrijke functie van voorraadbeheer is het verlagen van voorraadgerelateerde kosten, die wel 40% van de totale detailhandelskosten van verkochte goederen kunnen uitmaken. Sommige van deze kosten bestaan uit verkeerde verzendkosten, verkeerde voorraadaankopen, verkeerde voorraad magazijn en onjuiste goederenberekeningen. Mislukkingen in inventaris kunnen resulteren in het verlies van duizenden dollars aan winst. Daarom kan het juiste voorraadbeheersysteem uw bedrijf elk jaar miljoenen dollars besparen.